Não espere uma resposta fácil, ou rápida para esta pergunta. Mesmo que você já tenha realizado algum tipo de evento, como por exemplo, uma festa de aniversário ou de casamento, ou tenha participado de vários tipos de eventos pelas empresas onde já trabalhou, não há como dizer que estas experiências fizeram de você um Organizador de Eventos profissional. Entretanto, este passado, certamente, indica que foram adquiridas importantes referências para, entre outros, avaliar quando o evento foi bem gerenciado.

  Mas então, como não errar? Como realizar um evento de sucesso? Devo optar por fazê-lo “domesticamente” com alguém da minha equipe interna? Ou devo contratar alguém para organizá-lo por mim? Antes de mais nada, você precisa entender o que a sua empresa pode ganhar e quais os benefícios que serão obtidos com estes dois formatos acima.

  A primeira informação, fundamental para esta decisão, está na tipologia de eventos que serão realizados. Quando falamos de eventos, na verdade, pensamos em uma infinidade de tipos e formatos. Cada um deles envolve atividades operacionais, de planejamento e administrativas, muitas vezes distintas de uma tipologia para a outra. Conseqüentemente, requerem fornecedores e locais diferenciados. Por exemplo, o organizador de eventos esportivos, não conhecerá peculiaridades de um congresso médico, nem dominará os fornecedores indispensáveis de um show de música sertaneja.  Todos são organizadores. Todos podem ser muito bons nas suas áreas de expertise. Mas será que significam boas contratações para sua empresa? Sim, se tiverem experiência anterior de sucesso na tipologia de evento que a sua empresa precisa realizar.

  A segunda parte diz respeito à quantidade de eventos realizados e ao custo x benefício desta contratação. É “mais barato” fazer tudo pela sua equipe? Depende! Realmente, depende de vários aspectos. Certos Organizadores de Eventos realizam eventos em número muito mais elevado que a sua equipe. Assim, eles passam a oferecer duas grandes vantagens: profundo conhecimento do mercado e relacionamento estreito com os fornecedores especializados. Ou seja, conhecem quais as necessidades, os erros e acertos, as vantagens e desvantagens dos locais, dos equipamentos, dos serviços, dos tipos de transporte, dos fornecedores, das leis específicas desta área, etc. Tão ou mais importante que este valioso conhecimento, está no volume de compras que ele tem junto aos fornecedores de bens, serviços e suprimentos de eventos, o que pode significar para a sua empresa, significativa redução nos preços pagos. Além disso, pode fazer toda a diferença a contratação de fornecedores confiáveis e que serão decisivos no sucesso do seu evento. Essa informação, sensibilidade e percepção estarão presentes do Organizador de Eventos profissional, especializado nas tipologias de eventos que ele domina.

  Giacaglia apresenta em Organização de eventos – Teoria e Prática, algumas interessantes ponderações sobre as vantagens e desvantagens encontradas na terceirização da operacionalização dos eventos. Ela concorda que na contratação, a empresa adquire maior velocidade na organização dos eventos e no melhor planejamento, advinda da experiência deste profissional e na equipe maior que a que a sua empresa poderia ter internamente, além da redução dos custos, pelo maior poder de negociação junto aos fornecedores.  Defende que, a utilização de equipe interna permite maior personalização na organização dos eventos; maior padronização dos eventos pelo melhor conhecimento da estrutura da empresa; menor dependência em fornecedor externo e valorização do profissional da empresa.

  E não menos importante nesta análise de terceirizar ou não este serviço, está o tamanho do seu evento. A complexidade de tarefas e os custos de um evento são diretamente proporcionais ao seu tamanho e a sua longevidade. Em outras palavras, quanto maior e mais longo for o seu evento, maior será também a necessidade de contratação do Organizador de Eventos profissional, uma vez que as tarefas se multiplicam, se tornam mais e mais complexas, envolvendo um verdadeiro batalhão de fornecedores, parceiros e funcionários terceirizados. Você consegue se imaginar chefiando a Comissão Organizadora dos Jogos Olímpicos, de uma Copa do Mundo de Futebol ou de um congresso internacional para 55 mil pessoas? Não é pra menos! São muito poucos que tem histórico profissional para garantir o sucesso de eventos deste porte! Em eventos, a competência é inerente à experiência prévia de sucesso, adquirida no planejamento e na execução de eventos similares ou maiores que o seu. São componentes fundamentais para ajudá-lo a decidir pela contratação do Organizador de Eventos profissional e pela definição da empresa mais adequada. Em Estratégias para eventos, Britto e Fontes, indicam que os principais critérios a serem analisados nesta contratação são “a idoneidade da empresa, sua situação econômica, o seu histórico de atuação, a qualificação de seus profissionais, os recursos técnicos e tecnológicos e as áreas comuns de atuação.” Estes critérios estão em sintonia com o que foi aqui citado.

  Todos estes pontos e contrapontos só exemplificam e reforçam a convicção de que não existe uma única resposta a esta pergunta. Depende! Depende de você, das suas necessidades, dos detalhes do evento, das prioridades, do mercado na sua cidade, da qualidade dos fornecedores de eventos existentes, etc. Enfim... depende!